Bisnis perlu mengeluarkan biaya-biaya agar dapat beroperasi dan menghasilkan keuntungan. Masalahannya, banyak pengeluaran bisnis yang seringkali sulit dibedakan dengan pengeluaran pribadi pemilik usaha. Misalnya, saat harus mentraktir pelanggan yang adalah rekan lama pemilik, atau, saat ia mengisi bensin dan membeli makanan saat tugas dinas. Apakah biaya ini sesungguhnya dan sepenuhnya memang termasuk biaya usaha? Bagaimana dengan biaya pulsa bulanan? Lebih kompleks lagi, bagaimana perhitungan biaya fasilitas mobil dan laptop para pemodal yang sudah dimiliki sebelum bisnis dibentuk?

Perusahaan skala besar sekalipun seringkali sulit untuk memisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis. Semakin sering dan aktif pemilik usaha mengurus usahanya, banyak biaya yang akan tercampur, biasanya atas dasar sekalian jalan. Toh, akhirnya keuntungan yang diperoleh usaha tersebut juga akan dinikmati para pemilik bukan? Lantas kenapa tidak boleh disatukan saja dari awal?

Fungsi utama dari segala bentuk pencatatan keuangan adalah kontrol dan analisis. Bagi pemilik usaha dan pihak-pihak internal, laporan keuangan akan digunakan untuk analisis dan penentuan strategi manajemen yang paling tepat sasaran. Adanya pemisahan biaya yang jelas akan membantu manajer mengetahui berapa biaya yang sesungguhnya dibutuhkan perusahaan dalam suatu periode tertentu untuk menghasilkan uang. Hal ini akan sangat berguna dalam banyak hal, misalnya untuk mengatur arus kas perusahaan dan mempersiapkan pertumbuhan pada periode selanjutnya. Bagi pihak eksternal seperti petugas pajak dan investor, data keuangan merupakan dasar dan acuan nilai moneter perusahaan. Ketidakakuratan laporan keuangan dapat membuat bisnis kamu berisiko terkena sanksi denda atau bahkan kehilangan kredibilitas yang juga berpotensi merembet ke individu para pemilik bisnis. Karena itulah pemisahan pengeluaran pribadi dan perusahaan wajib diterapkan.

Salah satu cara paling sederhana untuk memisahkan pengeluaran adalah dengan memisahkan rekening usaha dan rekening pribadi. Setelah itu, sebaiknya terapkan sistem reimburse yang akan memeriksa setiap biaya sebelum memutuskan untuk membayarkan pengeluaran. Kedua langkah ini sangat efektif untuk membuat laporan keuangan kamu lebih akurat, bebas dari biaya pribadi.

Seluruh proses ini akan menjadi sangat sederhana bila kamu menggunakan Plomia. Kamu cukup mencatat seluruh pengeluaranmu ke empat kolom Excel seperti pada gambar berikut, dan unggah ke dashboard kamu di Plomia.com. Dalam sekejap kamu akan memiliki rangkuman terstruktur (neraca dan laba rugi) yang akan dengan jelas menampilkan seluruh pengeluaran-pengeluaranmu beserta keterangan transaksinya hanya bila di-klik. Dari situ, kamu bisa mengidentifikasi transaksi yang tidak sesuai—langsung di laporan keuanganmu—dengan lebih cepat dan nyaman, mudah ‘kan menyusun laporan keuangan di Plomia!

Oya, jangan lupa, sebagai bisnis yang memiliki tanggung jawab perpajakan, kamu juga perlu menyediakan bukti transaksi atau dokumen pendukung. Bila pengeluaranmu benar-benar bersamaan dengan pengeluaran usaha, mintalah untuk memisahkan bon/kwitansi sesuai jumlah biaya yang memang merupakan porsi yang ditanggung perusahaan, tentunya karena akan lebih sulit memisahkan dan mengarsip pengeluaran yang berada dalam satu bon yang sama!

Semoga sukses selalu dan bertumbuh terus bersama Plomia.com. Sampaikan pertanyaan dan tanggapanmu di kolom komentar sosmed favoritmu dan sampai jumpa di artikel selanjutnya!